Internes E-Mail-Marketing: Warum es wichtig ist und wie Sie es erfolgreich umsetzen
Sie stellen sich hier vielleicht sofort die Frage: Warum überhaupt internes Marketing? Auf diese Frage gibt es einige sehr einfache und doch überzeugende Antworten. Internes E-Mail-Marketing kann eine ganze Menge Zwecke erfüllen. Zum Beispiel können Sie Ihr internes Employer Branding vorantreiben oder neue Mitarbeiter mit mehrstufigen E-Mail-Strecken onboarden. Richtig umgesetzt, zahlt das auf die Mitarbeiterbindung ein und macht Ihre Mitarbeiter zu Unternehmensinfluencern oder Markenbotschaftern, die das positive Bild von Ihrem Unternehmen auch nach außen tragen. Wird internes E-Mail-Marketing über eine professionelle E-Mail-Marketing-Technologie gesteuert, profitieren Sie beispielsweise von einer zentralen Archivierung der E-Mails, Möglichkeiten der Automatisierung und Individualisierung der Kommunikation oder der Verwaltung von Redakteuren aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen mit verschiedenen Rollen und Rechten. Weitere Anwendungszwecke und Vorteile des internen E-Mail-Marketings finden Sie in unserem Beitrag "5 Gründe für professionelles E-Mail Marketing in der internen Unternehmenskommunikation". Das sind nun einige der Gründe für professionelles internes E-Mail-Marketing. Wie Sie dieses nun konkret umsetzen und gestalten können, dazu geben wir Ihnen ein paar Tipps an die Hand.
Auf die Länge und die Frequenz kommt es an
Das Offensichtliche will auch genannt werden: Natürlich sollten Sie sich in internen Mails möglichst kurz fassen bzw. zum Punkt kommen, damit Ihre Mitarbeiter den Inhalt schnell herausfiltern können. Konkret bedeutet das, dass E-Mails, die nicht mehr als zwei Minuten Lesezeit in Anspruch nehmen, am besten angenommen werden. Das heißt, wenn Sie sich auf 400-500 Wörter beschränken, dann können Sie davon ausgehen, dass Ihre Kollegen bis zum Ende lesen und die Infos auch aufgenommen und verarbeitet werden. Je mehr Sie die Wortanzahl erhöhen, desto kleiner wird der Kreis Ihrer Leser.
Selbiges gilt natürlich auch für die Betreffzeile. Hier sieht man durch eine knappe Wortanzahl auf den ersten Blick worum es geht. Außerdem haben Ihre Kollegen höchstwahrscheinlich viel zu tun und deshalb sollte man so zeitsparend wir möglich kommunizieren, damit sie ihre Arbeitszeit produktiv nutzen können.
Um hohe Aufmerksamkeit für Ihre Mails zu erhalten, sollten Sie auch darauf achten, nicht zu häufig Nachrichten zu versenden. Ähnlich wie mit der Dichte des Inhaltes sollte auch die Frequenz der Nachrichten nicht zu hoch sein, damit sich Ihre Mitarbeiter nicht genervt fühlen. Von Vorteil ist hier auch eine gewisse Regelmäßigkeit. Versenden Sie beispielsweise einmal pro Woche eine Nachricht. Studien zeigen, dass Sie so die bestmögliche Öffnungsrate erzielen und auch die Reaktions- und Leseraten ein Optimum erreichen. Mit dem Einführen der Regelmäßigkeit erreichen Sie außerdem, dass Ihre Mitarbeiter bereits die Mail erwarten und im besten Fall so auch im Arbeitstag bereits ein kleines Zeitfenster dafür eingeplant ist.
Trotzdem bleibt die Quintessenz, dass es eher wichtig ist, den Inhalt von internen Mails kurz und bündig zu halten, sodass das Interesse nicht versiegt. Sie können demnach durchaus auch öfter als einmal pro Woche Mails versenden, insofern der Inhalt interessant, relevant und knapp auf den Punkt gebracht ist.
Finden Sie den richtigen Zeitpunkt
Es gibt viele Studien darüber, wann wohl der passende Zeitpunkt ist, um Marketing-Mails zu versenden und die besten Öffnungsraten zu generieren, jedoch unterscheiden sich die Rahmenbedingungen von internem und externem E-Mail-Marketing. Deshalb sollten Sie sich bei der Versandzeit nicht am externem Newsletter-Versand oder anderen Marketing-Kampagnen orientieren. Bei der Versandzeitoptimierung von externen Marketing-Mail wird oft dazu geraten, abends nach der Rush-Hour zu versenden, oder an Wochenenden und nicht an Montagen, da die Menschen dann mit ihrer Arbeitswoche beginnen und zunehmend gestresst sind, weshalb Sie von Marketing-Mails eher genervt sind und sich kaum Zeit dafür nehmen.
Für Ihre interne Kampagne gilt fast das genaue Gegenteil als optimale Versandzeit. Untersuchungen ergaben, dass zu Beginn der Woche, sprich montags aber auch dienstags, die Aufmerksamkeit für interne Mailing-Kampagnen am höchsten ist. Zusätzlich von Vorteil ist der Versand möglichst zu Beginn des durchschnittlichen Arbeitstages, damit Ihre E-Mail ganz oben im Postfach liegt und sofort wahrgenommen wird, sobald das E-Mail-Programm geöffnet wird. Sobald es auf das Wochenende zugeht, also donnerstags und vor allem freitags, geht die Aufmerksamkeit für interne E-Mails sichtlich nach unten, was auch daran liegen mag, dass viele Arbeitnehmer freitags bereits früher Feierabend machen und die Mail deshalb gar nicht mehr sehen. Ein anderer Grund ist möglicherweise, dass zum Wochenende hin viele Aufgaben noch dringend erledigt werden müssen, die Kollegen deshalb eher unter Zeitdruck stehen und Dinge mit niedrigerer Priorität auch mal übersehen, beziehungsweise die E-Mail-Lektüre eventuell verschieben. Zu Beginn der Woche sind viele Mitarbeiter aber darauf bedacht, die folgenden Tage zu organisieren und deshalb allen Input zu sichten und einzuordnen. Hier geht internes E-Mail-Marketing eher selten unter.
Bestenfalls kennen Sie bereits den idealen Versandzeitpunkt für Ihren Zweck, oder können Ihn nun ungefähr festlegen und ihn dann beibehalten. Mit professioneller Marketing Automation Software können Sie darüber hinaus die optimale Versandzeit für Ihren Mitarbeiterverteiler, einzelne Segmente oder sogar einzelne Mitarbeiter automatisch ermitteln und den Versand aussteuern lassen.
Die Gestaltung einer Kampagne
Auch beim internen E-Mail-Marketing sollten Sie an die Segmentierung denken. Nicht jede Information ist für jeden Mitarbeiter wichtig oder interessant. Nach welchen Attributen Sie Empfängergruppen segmentieren, hängt natürlich ganz von Ihren Inhalten ab. Es kann zum Beispiel nach Abteilungen segmentiert werden oder aber nach Qualifikation, nach persönlichen Eigenschaften wie Familienstand oder nach Verhaltensmustern (oft abhängig von Arbeitsabläufen).
Wenn Sie die Empfängergruppen für Ihre Kampagne segmentiert haben, sollten Sie nun natürlich den Content für diese Segmente erstellen und die E-Mail gestalten. Hier gibt es im wesentlichen zwei Möglichkeiten:
- Sie können E-Mails versenden, die überwiegend Bildsprache beinhalten, sprich sehr bild- und grafiklastige Nachrichten sind. Das bedeutet: Sie sollten dann konsequenterweise mindestens die Hälfte der Mail mit Bildinhalten füllen und Text nur als erklärenden Zusatzbaustein verwenden. Bilder und Grafiken können gut als Eye-Catcher fungieren und die Aufmerksamkeit Ihrer Leserschaft somit gut lenken. Ansprechende und passende Bilder könne außerdem auch direkt eine Aussage über die Information, die Sie vermitteln wollen, machen und der Leser muss sich nicht erst durch das Lesen des Textes informieren. Sie haben so einen Teaser, der aber quasi schon Ihre Botschaft vermittelt, Emotionen hervorruft und den Leser involviert. Mails mit überwiegend grafischem Inhalt eigenen sich am besten für die Bewerbung von internen Aktionen, Events, oder der Vorstellung neuer Mitarbeiter.
- Eine weitere Möglichkeit sind E-Mails, die nur aus Text bestehen. Hier wirkt der Inhalt der Mail auf den Leser ggf. seriöser, da er im gleichen Stil daher kommt, wie "normale" Geschäftsmails. Diesen Typ E-Mail sollten Sie verwenden, wenn der Anlass Ernsthaftigkeit verlangt, beispielsweise Informationen zu Änderungen von Arbeitsabläufen, von Datenschutz- oder allgemeinen Richtlinien oder wenn Sie neue interne Konzepte vorstellen möchten.
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artegic ist vom TÜV Rheinland unternehmensweit nach dem internationalen Standard für IT- und Datensicherheit ISO/IEC 27001 zertifiziert. Das 2005 gegründete Fraunhofer Spin-Off wurde vielfach ausgezeichnet für Innovation und die richtungweisende Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen u.a. mit dem eco Internet Award, dem Cased Security Award und dem International Business Award (Stevie).
Grundsätzlich zeigen Ergebnisse von E-Mail-Kampagnen, dass Mails mit Bildinhalten die besten Öffnungs- und Leseraten haben. Aber falls Sie etwas längere Inhalte zu vermitteln haben, bei denen sich einiges an Text nicht vermeiden lässt, dann sollten Sie diese nicht noch zusätzlich mit vielen Bildern anreichern, denn das kann zur Überreizung führen oder den Leser vom eigentlichen Text ablenken, sodass nur die Bilder und nicht die wesentlichen Informationen wahrgenommen werden.
