Mitgliedernews: Tipps für Projektmanager - Digital erfolgreich meeten

37 Milliarden US-Dollar – So viel Geld setzen Unternehmen aufgrund ineffektiver Meetings jährlich in den Sand. 41 Prozent aller Meetings werden ohne konkretes Ergebnis oder Folge-To-dos beendet. 70 Prozent der Ideen, die während eines Meetings gesammelt werden, stammen lediglich von einem Drittel der Teilnehmer. Für Unternehmen sind dies gute Gründe genug, um sich nach neuen Prozessen und Tools umzusehen. Im Rahmen der digitalen Transformation sollten alle Bereich eines Unternehmens auf sinnvolle Art und Weise digitalisiert werden, auch Meetings.

Ihre Mitarbeiter nutzen im Alltag bereits mobile Endgeräte und Services und erwarten dies auch im Arbeitsumfeld. Vor allem in Meeting-Situationen wird überdurchschnittlich häufig mit Flipchart und Papier gearbeitet. Überflüssige Besprechungen ohne klare Zielvorgaben sind schnell frustrierend. Verschiedene digitale Tools bieten sowohl dem Meeting-Inhaber, als auch den Teilnehmern viele Vorteile.

VORTEILE DIGITALER MEETING-TOOLS:

• Qualität der Meeting-Inhalte verbessert sich
• Mehr Inhalte in weniger Zeit bearbeiten
• Kommunikation und Austausch optimieren
• Effizienz steigern
• Meeting erhält Eventcharakter

Die besten Tools im Überblick:

MINDFLOW: APP ZUR VERBESSERUNG DER MEETING-QUALITÄT
Die App Mindflow setzt sich zum Ziel, Meetings mit einer App nicht nur produktiver, sondern vor allem unterhaltsamer zu gestalten. Viele Vorgesetzte oder Meeting-Leiter haben keine ausreichenden Moderationsfähigkeiten, um ein Meeting effektiv, wertstiftend und spannend zu führen. Die App bietet hierfür umfassende Moderationsfunktionen, die über eine ansprechende Benutzeroberfläche gesteuert werden können. Per Drag-and-Drop ist es möglich, verschiedene Elemente eines Meetings zu interaktiven Workflows miteinander zu verbinden.

Mindflow fördert vor allem die geregelte Interaktion in Besprechungen. Während einige Kollegen oft dazwischen reden, sagen andere wiederum zu wenig. Per Mindflow können Mitarbeiter ihre Vorschläge, Ideen oder Meinungsbeiträge dann einfach via iPad übermitteln. Das Design der App nutzt an vielen Stellen Gamification-Elemente, wodurch die Akzeptanz und die Beteiligung erhöht werden. Hierarchien sind dank Mindflow aufgeweicht, sodass am Ende nicht die lauteste, sondern die beste Idee gewinnt.

MINUTETAKER: APP FÜR MEETING-PROTOKOLLE
MinuteTaker ist eine App, mit der Besprechungs- und Abnahmeprotokolle auf dem iPad erstellt und versendet werden können. MinuteTaker erstellt aus jedem Protokoll automatisch eine übersichtliche PDF-Datei und versendet sie an alle Teilnehmer. Protokolle, die zu einem Projekt oder Thema gehören, können in einer Arbeitsmappe zusammengefasst werden. Durch die Digitalisierung des unbeliebten Protokollprozesses steigt die Mitarbeiterzudriedenheit und die Bereitschaft zur Übernahme der Protokollierung.

GOOGLE HANGOUTS FOR BUSINESS
In Zeiten von Home-Office und mobilen Arbeitsplätzen sind Videobesprechungen hoch im Kurs. Hybride Meetings oder reine Videokonferenzen lassen sich mithilfe von Google Hangouts optimal umsetzen. Mit einem Hangout sind HD-Videobesprechungen mit bis zu 15 Personen möglich.

Während einer Hangout-Konferenz rückt der Bildschirm automatisch den Teilnehmer, der gerade spricht, in den Mittelpunkt. Eine intelligente Stummschaltung sorgt dafür, dass störende Hintergrundgeräusche ausgeblendet werden. Unternehmen sparen auf diese Weise Reisekosten und Reisezeiten, bewahren sich aber gleichzeitig den persönlichen Kontakt.

Die Funktion zur Bildschirmfreigabe sorgt dafür, dass auch Fernschulungen durchgeführt oder aktuelle Präsentation noch einmal angesehen werden können. Im Anschluss können Sie den integrierten Chat nutzen, um beispielsweise hilfreiche Links an die anderen Teilnehmer zu übermitteln. Im Google Kalender kann automatisch ein Hangout hinzugefügt werden, der mit nur einem Mausklick gestartet werden kann. Die ergänzende Funktion Hangouts On Air kann genutzt werden, um einen Hangout an eine unbegrenzte Personenanzahl zu übertragen.

GOOGLE PRÄSENTATIONEN
Mit Google Presentations können Sie Präsentationen erstellen, ändern und zusammen mit anderen Teilnehmern in Echtzeit bearbeiten. Das kostenlose Tool kann online und offline genutzt werden und bietet eine Vielzahl von Designs und Schriftarten sowie die Möglichkeit, Animationen und Videos einzubetten.

Sie können jederzeit und von überall auf Ihre Präsentationen zugreifen, auch auf Ihrem Mobilgerät via App. Es kann über Kommentare und Chat-Funktion auch mit Teilnehmern kommuniziert werden, die nicht im Hause sind. Google Präsentationen unterstützt Chromecast und AirPlay, sodass sie optimal für Meetings eingesetzt werden können.

Mithilfe des Überarbeitungsverlaufs können Sie ältere Versionen der Präsentation wieder aufrufen, sortiert nach Datum und Namen der Person, die die Änderung vorgenommen hat. Auch die Bearbeitung und Konvertierung von Microsoft PowerPoint-Dateien ist problemlos.

FAZIT
Die Bedeutung der digitalen Transformation von Meeting-Prozessen wird in den meisten Unternehmen komplett unterschätzt. Durch einfache und kostenlose Tools kann nicht nur Geld gespart sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität gesteigert werden

Autor:
Hans J. Even
Geschäftsführer TWT Interactive GmbH